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Enterprise Messaging

DIE MOBILE KOMMUNIKATIONSZENTRALE

Die digitale Transformation stellt Unternehmen unter einen enormen Innovationsdruck. Sie müssen ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder neu aufbauen, indem sie Geschäftsmodelle, Produkte oder Dienstleistungen, aber auch Prozesse an den Erfordernissen einer digitalisierten Gesellschaft ausrichten.
Die erforderliche hohe Mobilität und intensive, digitale Kollaboration über physische Grenzen hinweg erfordern eine neue Art der internen und externen Zusammenarbeit und den Wandel hin zum digitalen Arbeitsplatz.
Enterprise Messaging als mobile Kommunikationszentrale ist hierbei ein essentieller Bestandteil: als mobiles Büro, als schnelles Nachrichtentool gegen die E-Mail-Flut und als Aktivierungs- und Optimierungstool für Workflows.

Vier Gründe für Enterprise Messaging im Unternehmen

Unternehmen und Arbeitsteams plagen sich bei Abstimmungsprozessen oftmals mit einem langwierigen E-Mail-Verkehr: das Ausfüllen der Betreffzeile sowie das Einhalten einer bestimmten Netiquette in E-Mails ist sehr zeitintensiv.
Messaging Apps zeichen sich dagegen durch eine präzise und direkte Kommunikation aus, die orts- und geräteunabhängig, flexibel und zu jeder Zeit stattfinden kann. Dies führt zu einer Reduktion des E-Mail-Volumens und damit zu einer Zeitersparnis der Mitarbeiter. Die frei gewordenen Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden und Mitarbeiter entsprechend produktiver arbeiten.

Enterprise Messaging ist nicht nur effizienzsteigernd, sondern bewahrt Unternehmen in erster Linie vor datenschutzrechtlichen Konflikten. Es ist zum einen sicherer als die Kommunikation via E-Mail, da die Spam- bzw. Malware-Gefahr minimiert wird, zum anderen besitzt das Unternehmen vollständige Kontrolle über den Transportkanal der Nachrichten. Mit Enterprise-Messaging-Apps können die hohen Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen der Unternehmen eingehalten werden.

Ob intern im Team, mit Partnern oder Kunden: Mit Hilfe von Enterprise Messaging werden unternehmensrelevante Prozesse und Abläufe beschleunigt. Es entsteht ein transparenter und effektiver Überblick über alle wichtigen Arbeitsvorgänge und Abstimmungsprozesse können deutlich vereinfacht werden.

Die Anforderungen an die Mitarbeiter in Zeiten des digitalen Arbeitsplatzes steigen stetig. Eine ständige Erreichbarkeit wird vorausgesetzt, ebenso wie das mobile und felxible Arbeiten. Dafür benötigen Mitarbeiter die entsprechende Ausrüstung. Mit Enterprise-Messaging-Apps können Unternehmen ihre Mitarbeiter mit einem Tool ausstatten, dass die meisten aus Ihrem privaten Umfeld kennen und damit gerne arbeiten. Dies steigert aufgrund der spielerischen Facette der Messaging-Apps die Motivation der Mitarbeiter.

Use Cases

Enterprise Messaging Tools können langfristig Arbeitsprozesse beschleunigen und die Produktivität steigern.
Doch wie sehen konkrete Anwendungsszenarien aus? Wir haben drei exemplarische Use Cases herausgesucht.

Projektmanagement

Channel-Prinzip
Durch das Anlegen von verschiedenen Channels bzw. Räumen werden teamintern Aufgaben und Prozesse übersichtlich verwaltet und damit effizienter gestaltet. So können ganze Workflows abgebildet werden. Channels für tägliche Aufgaben und Updates, Channels für (Produkt-) Diskussionen und Channels für Urlaubsanträge vereinfachen die tägliche Arbeit.

File-Sharing-Systeme
Dokumente können einfach über eine Anbindung an Dropbox oder SharePoint ausgetauscht, begutachtet und gemeinsam bearbeitet werden.

Erweiterung durch Anwendungen von Drittanbietern
Aufgaben können beispielsweise in Trello erstellt oder bearbeitet werden und der entsprechende Channel erhält eine Benachrichtigung, sobald eine Änderung vollzogen wird. Das Team kann zu jeder Zeit und ortsgebunden nachvollziehen, an welchem Schritt sich der Prozess befindet.

Vertrieb

Mit einer Enterprise Messaging App werden Verkäufer im Einzel- und Großhandel sowie Mitarbeiter im Lager besser und effektiver in Vetriebsprozesse eingebunden. So können Mitarbeiter alle relevanten betrieblichen Aktivitäten des Handels einfach koordinieren und wichtige Infromationen direkt austauschen.

Integration in CRM-Systeme
Teamintern, aber auch mit externen Partnern, wird das schnelle Austauschen von Informationen hinsichtlich kundenspezifischer Angebotskonditionen oder sich verändernder Arbeitsabläufe ermöglicht.

Einbindung von Echtzeitdaten
Durch die Einbindung von Echtzeitdaten, beispielsweise die Benachrichtigung aus der Social Media Community, werden Kundenanfragen schneller bearbeitet oder weitergeleitet. So reduzieren sich Antwortzeiten, da entsprechende Mitarbeiter direkt benachrichtigt werden und auf die Anfrage reagieren können.

Mitarbeiter-Onboarding

Das Onboarding der Mitarbeiter ist oftmals sehr zeitintensiv, kostspielig und findet nur unzureichend statt. Dennoch ist dieser Prozess extrem wichtig, um neuen Mitarbeitern den Start so einfach wie möglich zu gestalten und eine schnelle Arbeitsaufnahme zu ermöglichen.

Die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn effektiv nutzen
Der neue Mitarbeiter wird vom HR zur Anwendung eingeladen und kann bereits vor seinem Start die wichtigsten Fragen rund um seinen Einstieg klären.

Erste arbeitsrelevante Prozesse werden in Gang gesetzt
Das Bestellen von Visitenkarten, die Konfiguration des Rechners sowie notwendige Schulungen (Datenschutz, Arbeitsschutz etc.) können durchgeführt werden. Der neue Mitarbeiter erhält Zugriff auf die wichtigsten IT-Systeme im Unternehmen und kann sich mit bevorstehenden Projekten auseinandersetzen.

  • Enterprise Messaging Apps

    HipChat

    HipChat ist ein modernes Team Collaboraton Tool mit Fokus auf Audio- und Videokommunikation, das
    von dem australischen Softwarehersteller Atlassian entwickelt wird. Es bietet ein gutes Gesamtpaket,
    das durchaus auch als All-in-One-Lösung verwendet werden kann, wenn das Unternehmen
    beispielsweise noch kein Videokonferenz-Tool besitzt.

    Mehr zu HipChat in unserem Whitepaper
  • Enterprise Messaging Apps

    Mattermost

    Das gleichnamige Entwicklerunternehmen aus Palo Alto hat den Namen der Anwendung ganz
    bewusst gewählt. Die Enterprise Messaging App Mattermost soll sich auf das Wesentliche
    beschränken - die teaminterne, aber auch teamübergreifende Kommunikation.

    Mehr zu Mattermost in unserem Whitepaper
  • Enterprise Messaging Apps

    Teamwire

    Teamwire ist eine von der deutschen Firma Grouptime entwickelte Enterprise Messaging App,
    die dem privat genutzen WhatsApp ähnelt - nicht nur aufgrund ihrer Oberfläche, sondern auch
    bezüglich vergleichbarer Funktionalitäten. Die Anwendung lässt sich insgesamt als schnelle
    und sichere Enterprise Messaging App beschreiben.

    Mehr zu Teamwire in unserem Whitepaper
  • Enterprise Messaging Apps

    Circuit

    Circuit ist ein WebRTC-basierter Cloud-Service von Unify für die Kommunikation und Zusammenarbeit
    von Teams in Unternehmen mit besonderen Fokus auf Audio- und Videokonferenzen
    inklusive Screensharing.

    Mehr zu Circuit in unserem Whitepaper
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    Microsoft Teams

    Microsoft Teams wird im ersten Quartal 2017 offiziell eingeführt und soll die bestehende
    Office 365 Suite als Teamkommunikationstool erweitern.

    Mehr zu Microsoft Teams in unserem Whitepaper
  • Whitepaper

    ENTERPRISE MESSAGING -
    Whatsapp für Unternehmen?

    Messaging-Dienste wie WhatsApp sind aus unserem privaten, aber auch beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie schaffen eine schnelle, direkte und ortsungebundene Kommunikation und beschleunigen Arbeitsprozesse – unabhängig davon, ob es sich um die Abstimmung mit Kollegen, Geschäftspartnern, Lieferanten oder direkt mit Kunden handelt. Doch sind diese auch für das berufliche Umfeld geeignet?

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